+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Ведение номенклатуры дел в организации

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа. Вместе с тем задачами, решаемыми при выполнении процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами конфиденциальных дел , являются не только эффективное использование этих документов в управленческой и производственной деятельности организации, но и обеспечение сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а также других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования. В период текущего оперативного архивного хранения ценные и конфиденциальные материалы организации подвергаются таким же угрозам, как и во время их рассмотрения, исполнения, обработки и движения. Организации это часто не учитывают, исполненные конфиденциальные документы выпадают из-под контроля службы КД или референта, что создает благоприятные возможности для злоумышленника несанкционированно ознакомиться с этими документами или выполнить с ними иные противоправные действия.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля.

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Экспертиза ценности документов. Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации , Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти. Различаются три вида номенклатур дел : типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации уставом или положением об организации , штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел при их наличии , номенклатурами дел за предыдущие годы. Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации.

В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.

Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий книг, буклетов, брошюр. Сводная номенклатура дел организации рис 5. Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф.

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения направления деятельности и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.

Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов , включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:. Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы , отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий. Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам.

Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года. В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов.

Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок. Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле.

Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения свыше 10 лет превышает страниц, то его необходимо делить на тома части. В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, то есть количество единиц архивного хранения. Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации.

Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива.

Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись рис 5. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются в службу ДОУ организации и архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

Обработка документов. Регистрация документов. Исполнение документов. Номенклатура дел. Формирование дел. Хранение документов. Содержание Номенклатура дел - понятие, сущность и функции Виды номенклатур дел Содержание номенклатуры. Номенклатура дел — понятие, сущность и функции.

Все материалы сайта www. Полная и частичная перепечатка материалов с www. E-mail: info grandars. Документооборот Документооборот Обработка документов Регистрация документов Исполнение документов Номенклатура дел Формирование дел Хранение документов Экспертиза ценности документов. Делопроизводство История делопроизводства Инструкция по делопроизводству Должностная инструкция Адресат и адресование документа Согласование документа Содержание Номенклатура дел - понятие, сущность и функции Виды номенклатур дел Содержание номенклатуры.

Составляем номенклатуру дел

Экспертиза ценности документов. Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации , Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Порядок разработки номенклатуры дел

Поэтому если кто-то полагает, что накопившиеся в процессе деятельности предприятия документы являются не более чем его собственностью, которая бесполезно занимает место в офисе, и никому до условий их хранения дела нет, он глубоко заблуждается. Более того, важно знать, что ст. Обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно без номенклатуры дел, которая выполняет функции:. Согласно п.

Ежедневно во всех организациях создается большое количество разнообразных документов, имеющих как практическое, так и историческое значение. Как организовать работу с этим множеством документов, чтобы, с одной стороны, обеспечить эффективное решение практических задач, а с другой, оставить для потомков самое ценное и интересное, чтобы они могли представить полную и максимально объективную картину прошлого? Как формировать документы?

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Под номенклатурой дел понимают оформленную соответствующим образом сводную ведомость перечень заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года. Подготовкой номенклатуры занимаются уполномоченные сотрудники службы ДОУ, при этом они руководствуются целесообразностью выделения документов организации в отдельные дела, исходя из опыта предыдущей работы с документами, объема документов по тому или иному направлению деятельности организации, важности этих направлений и т. Номенклатура дела является специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела.

Номенклатура дел

В соответствии со ст. Основным документом, которым регламентирован единый порядок ведения делопроизводства, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь далее — Инструкция по делопроизводству , утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января г. Номенклатура дел — это составляемый в определенном порядке список дел, формируемых в организации в течение календарного года, с указанием сроков их хранения.

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства. Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения

Купить систему Заказать демоверсию. Номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

Особенности составления и ведения номенклатуры дел

Как получить Согласно требованиям Закона, для получения ВУ заявителю потребуется: проверить возраст (с какого возраста могут быть выданы права, сказано в ч. Экзамены делятся на три вида: теория; практика на автодроме; практика в городе. Если не сдать один из экзаменов, к сдаче следующего водитель не допускается. Так, если не сдать автодром или город за эти 6 месяцев, то теорию придется проходить заново.

Номенклатура дел организации – составление и утверждение составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

Юридические услуги бухгалтерский учет и налогообложение. Юридические услуги для юридических лиц. Юридические услуги для физических лиц.

Также, если Вы хотите обсудить свой вопрос с другими пользователями без регистрации на сайте, тогда можете задать задать его на форумах профильных групп нашего интернет-клуба юристов "Status-Quo".

Пожалуйста, выберите категорию вопросов: Комментарии юристов на вопросы по земельному законодательству Комментарии юристов на вопросы по испольнительному законодательству Комментарии юристов на вопросы по трудовому законодательству Комментарии юристов на вопросы по защите прав потребителя Комментарии юристов на вопросы по иммиграционному законодательству Комментарии юристов по вопросам интеллектуальной собственности Комментарии юристов по вопросам гражданского законодательства Комментарии юристов на вопросы по уголовному законодательству Комментарии юристов на вопросы по хозяйственному законодательству Комментарии юристов на вопросы по защите прав потребителя Комментарии юристов на вопросы по жилищному законодательству Комментарии юристов по административному законодательству Комментарии юристов на вопросы по законодательству в сети Интернет Комментарии судебных экспертов по правовым вопросам Комментарии юристов на вопросы по семейному законодательству Ответы юристов на вопросы пользователей: Колодочка Александр Владимирович В браке нам моими родителями была куплена одна комнатная квартира.

Собственники там теща, бывшая жена и дочь. За это время приобрели 3 машины одна была оформлена на меня, а 2 на .

Прошло уже больше года, человек не пьёт. Ведь не пьяного же его поймали. Повторюсь и таких людей сотни, а ведь у некоторых людей основная профессия - водитель.

Так вы поймете, насколько он знаком с местными судьями и процедурами. Не очень полезно спрашивать об образовании, т.

Вакансии на должность адвокатов. Адвокат Шеметов также оказывает юридическую услугу "Юридическая консультация ОНЛАЙН": Адвокат консультирует своих клиентов посредством интернет. Юридическая консультация для. Адвокат он-лайн поможет выиграть суд.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Dosar

    I confirm. It was and with me. We can communicate on this theme.